Titolare e recapiti
Il titolare del trattamento è SMARTBRAINUP S. R. L., P. IVA 09116330722, Viale Volga s.n., 70132 Bari (BA). Per questioni relative ai tuoi dati personali puoi scrivere a info@smartbrainup.com oppure alla PEC smartbrainup@pec.it.
Richiesta, facoltatività e conseguenze
Parliamone permette di inviare senza account nome, email e un racconto scritto oppure audio, anche insieme. Puoi aggiungere telefono, attività o progetto e allegati: sono facoltativi. Nome, email e almeno il racconto scritto o un audio sono necessari per presentare la richiesta tramite il modulo; senza questi elementi il modulo non consente di completare l’invio. Puoi descrivere l’esigenza senza allegare documenti o fornire un numero di telefono. Invia soltanto i materiali utili a comprenderla.
La comunicazione dei dati per chiedere un contatto è volontaria; non è un obbligo legale. L’indirizzo email è dichiarato dal mittente e non è verificato automaticamente. Il riferimento della richiesta, mostrato dopo il salvataggio e la verifica dei file scelti, non prova l’identità del mittente. Non è prevista una ricevuta automatica via email. L’invio non conclude un acquisto e non avvia automaticamente un incarico: modalità, perimetro e condizioni del lavoro vengono concordati successivamente.
Voce e minimizzazione
Il vocale viene registrato soltanto dopo il tuo comando e il permesso del browser. Puoi riascoltarlo o scartarlo prima dell’invio, oppure scegliere il testo. La voce non viene usata per riconoscimento biometrico.
Condividi soltanto informazioni pertinenti e, quando possibile, esempi minimizzati o oscurati. Evita categorie particolari di dati, come informazioni sulla salute, dati relativi a condanne penali, reati o connesse misure di sicurezza, password e informazioni di altre persone non necessarie alla richiesta. L’invio spontaneo di questi dati e la presa visione dell’informativa non autorizzano ogni loro utilizzo. Se riceviamo contenuti eccedenti, ne limitiamo la consultazione a quanto necessario per valutarne la gestione e, ove occorra, chiediamo una versione minimizzata, senza proseguire l’analisi del contenuto eccedente in assenza dei presupposti necessari.
Dati tecnici
Per ricevere la richiesta e proteggere il servizio sono trattati anche riferimenti tecnici dell’invio, esiti delle operazioni e dati necessari ai limiti di accesso. I contatori antiabuso usano un riferimento pseudonimo derivato dall’indirizzo di rete, aggiornato ogni giorno: non equivale a un’identità verificata né, per questo solo fatto, a un dato anonimo. La distribuzione dei caratteri dal sito e i servizi infrastrutturali comportano i trattamenti tecnici descritti in «Chi può accedere»; la pagina «Cookie e tecnologie» deve corrispondere al medesimo assetto.
Finalità distinte
Usiamo soltanto i dati necessari a comprendere la tua richiesta, rispondere e svolgere gli approfondimenti di fattibilità e preventivazione che ci chiedi. Quando tali attività sono necessarie in vista di un possibile contratto con te, la base è l’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del Regolamento.
Se operi come referente di una società distinta che potrebbe diventare contraente, i tuoi dati professionali necessari alla gestione del contatto sono trattati per il legittimo interesse di SmartBrainUp a rispondere all’iniziativa ricevuta e gestire quel rapporto professionale, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f). Non attribuiamo automaticamente al referente personale la posizione di parte del contratto della società.
Per proteggere il servizio da invii abusivi, accessi non autorizzati e consumo indebito delle risorse, trattiamo i dati tecnici necessari sulla base del legittimo interesse alla sicurezza e alla continuità della ricezione, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f).
Dopo la chiusura senza incarico, l’eventuale scheda minima serve a ricostruire se e quando il contatto è stato gestito, l’esito comunicato e l’informativa resa, per un chiarimento pertinente, senza conservare a questo scopo il fascicolo completo. La base è il legittimo interesse a ricostruire quella gestione, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), nei limiti descritti in «Per quanto tempo». La scheda non è conservata automaticamente: se non resta una necessità documentata, non viene mantenuta. Non è una prosecuzione indefinita della fase precontrattuale e non è utilizzata per sollecitare nuovi acquisti. Le contestazioni concrete seguono la regola selettiva distinta descritta sotto.
I documenti effettivamente soggetti a obblighi di conservazione sono trattati per adempiere tali obblighi, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera c). Per una contestazione concreta, i soli elementi necessari alla tutela del diritto pertinente sono trattati sulla base del relativo legittimo interesse, articolo 6, paragrafo 1, lettera f), previa valutazione specifica. Le condizioni di conservazione sono distinte nella sezione successiva; l’eccezione alla cancellazione per la difesa in giudizio non costituisce da sola una base per conservare tutto.
Limiti degli usi e presa visione
La presa visione attesta la lettura dell’informativa; non è un consenso generale ad altri usi né al marketing. Il permesso del browser per il microfono non sostituisce la base del trattamento.
Il modulo non iscrive a newsletter, non attiva acquisti e non invia email automatiche. Non esegue trascrizioni, analisi con AI, profilazioni o decisioni automatizzate sul progetto proposto. La valutazione della richiesta è umana. I controlli tecnici di accesso e caricamento descritti nel servizio restano distinti dalla valutazione commerciale. Non è previsto il riuso dei racconti o dei materiali per finalità promozionali o AI.
Accesso operativo e destinatari
Richieste e materiali non sono pubblici. La consultazione avviene mediante autenticazione da parte del referente operativo incaricato da SMARTBRAINUP S. R. L. della gestione delle richieste; la società resta il titolare del trattamento. L’accesso è limitato alle attività e alle istruzioni attribuite, senza uso promozionale dei materiali.
Per il sito e la componente server ci avvaliamo di Vercel Inc., con sede negli Stati Uniti; per il database e l’archivio dei materiali, di Supabase Pte. Ltd., con sede a Singapore. Per le attività sui dati personali svolte per nostro conto, i fornitori operano come responsabili del trattamento nei perimetri dei rispettivi accordi sul trattamento dei dati. Possono servirsi di subresponsabili per le attività infrastrutturali, di sicurezza e di supporto descritte nei relativi elenchi.
Vercel distingue inoltre trattamenti svolti come titolare autonomo sui dati di contatto/account e sui dati personali generati dall’uso dei servizi, secondo il proprio accordo e la propria informativa privacy. Questa distinzione non attribuisce automaticamente lo stesso ruolo a tutti i materiali inviati tramite Parliamone. I dati possono essere comunicati alle autorità quando previsto dalla legge, nei limiti della richiesta e dell’obbligo pertinente.
Caratteri tipografici e trasferimenti
I caratteri Crimson Pro e Inter sono distribuiti dal sito: il loro caricamento non richiede una connessione del browser a Google Fonts. Restano i trattamenti tecnici del servizio che ospita il sito. Se i caratteri non sono disponibili, il sito usa quelli di sistema. La pagina «Cookie e tecnologie» descrive il medesimo assetto.
Le regioni configurate per le funzioni del modulo e per il progetto Supabase sono a Francoforte. Questo non significa che ogni attività di trattamento, supporto o conservazione avvenga esclusivamente nello Spazio economico europeo: gli accordi dei fornitori contemplano anche operazioni negli Stati Uniti, a Singapore e negli altri paesi in cui operano i relativi servizi e subresponsabili.
Per i trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo soggetti a tale strumento, gli accordi sul trattamento dei dati incorporano le clausole contrattuali standard della Commissione europea, decisione (UE) 2021/914, nei moduli applicabili ai rispettivi ruoli. Puoi richiedere informazioni sui destinatari, sui trasferimenti pertinenti e una copia delle relative garanzie scrivendo a info@smartbrainup.com oppure a smartbrainup@pec.it. Sono inoltre consultabili i DPA e gli elenchi dei subresponsabili dei due fornitori attraverso i collegamenti indicati in questa informativa.
DPA Vercel: https://vercel.com/legal/dpa
Subresponsabili Vercel: https://security.vercel.com
Informativa Vercel: https://vercel.com/legal/privacy-policy
DPA Supabase: https://supabase.com/legal/customer-resources/data-processing-addendum
Subresponsabili Supabase: https://supabase.com/legal/customer-resources/subprocessor-list
Gestione e scheda minima
Conserviamo i dati necessari per gestire la richiesta e gli approfondimenti effettivamente richiesti. Quando la richiesta si chiude senza un incarico, l’eventuale conservazione riguarda soltanto una scheda minima, per un massimo di sei mesi di calendario dalla chiusura documentata e per meno tempo se cessa la necessità documentata. La finalità e la base sono descritte in «Perché e su quale base».
La scheda contiene il riferimento della richiesta, il recapito strettamente necessario, le date di ricezione, risposta e chiusura, l’esito sintetico, la versione dell’informativa resa e una nota essenziale sulla necessità della conservazione. Nome e telefono sono esclusi quando riferimento e recapito bastano. Non confluiscono ordinariamente nella scheda vocali, allegati, racconto esteso del know-how, credenziali o dati di terzi. Non la usiamo per marketing o analisi AI.
I vocali, gli allegati di analisi e il racconto integrale non più necessari sono eliminati senza ingiustificato ritardo; la cancellazione operativa va completata entro trenta giorni di calendario dalla chiusura, o prima quando la necessità viene meno. I trenta giorni sono un massimo organizzativo, non un ulteriore periodo di utilizzo o un’attesa obbligata. Restano distinte soltanto le eccezioni selettive descritte sotto. Sei mesi e trenta giorni sono criteri organizzativi di questo trattamento, non termini generali imposti dal Regolamento.
Quando la richiesta si chiude
La chiusura coincide con il giorno del tuo ritiro o rifiuto espresso oppure della comunicazione del nostro esito negativo. Se il preventivo scade senza accettazione e non vi sono una trattativa effettiva o un rinvio concordato, la chiusura coincide con quella scadenza.
Se non è prevista una scadenza, la richiesta si chiude dopo trenta giorni di calendario senza un tuo riscontro pertinente alla nostra risposta sostanziale o alla richiesta di integrazioni indispensabili. Una risposta automatica interlocutoria non avvia questo termine. Se chiedi un rinvio a una data concreta, registriamo quella data; senza seguito pertinente, la chiusura interviene trenta giorni di calendario dopo di essa. Il rinvio non giustifica la conservazione di materiali già inutili.
Un nuovo quesito o contributo pertinente da parte tua può comportare una prosecuzione o riapertura effettiva, che viene documentata. Solleciti unilaterali, letture di email, invii promozionali, accessi interni, sincronizzazioni e modifiche amministrative non spostano chiusura o scadenze. Una registrazione tardiva non prolunga il termine: vale la data dell’evento effettivo. Il nostro mancato riscontro non viene attribuito a tua inattività.
Documenti obbligatori e contestazioni
I documenti realmente soggetti a obblighi legali sono selezionati e conservati separatamente dalla gestione ordinaria del contatto. L’articolo 2220 del Codice civile prevede dieci anni dall’ultima registrazione per le scritture e, per lo stesso periodo, la conservazione delle fatture, lettere e telegrammi ricevuti e delle copie di quelli spediti. Questa regola non rende ogni file trasmesso un documento da conservare dieci anni. I preventivi e la corrispondenza d’affari sono classificati in base al contenuto e alla funzione; il mancato incarico non li esclude automaticamente da un obbligo. La decorrenza propria di ogni categoria obbligatoria resta distinta dalla chiusura della richiesta.
Per una contestazione concreta conserviamo soltanto gli elementi necessari ad accertare, esercitare o difendere il diritto pertinente, per il tempo in cui permane la specifica esigenza. Motivo, elementi selezionati, base, responsabilità e riesame sono documentati; gli accessi sono limitati. La possibilità astratta di una controversia non prolunga la conservazione dell’intero fascicolo. Quando cessa l’esigenza, gli elementi vengono eliminati se non esiste un distinto obbligo effettivo.
Se conferisci un incarico, soltanto i dati necessari passano alla gestione del servizio, secondo la relativa informativa e le regole pertinenti. Non si applicano automaticamente i sei mesi della richiesta senza incarico al fascicolo del servizio.
Bozze, memoria della scheda e caricamenti interrotti
Le bozze non finalizzate e i caricamenti interrotti non costituiscono una richiesta ricevuta. Hanno un ciclo distinto dalla scheda minima di una richiesta chiusa senza incarico. La finestra prevista per riprendere lo stesso invio è di due ore dalla prima ammissione, senza rinnovo al tentativo successivo: la sua scadenza non dimostra la cancellazione dei dati già caricati sul server.
I materiali scelti e i riferimenti temporanei di ripresa restano nella memoria della scheda aperta, senza salvataggio del modulo in cookie, localStorage o sessionStorage; la chiusura o ricarica della pagina fa perdere tali riferimenti, non cancella gli originali sul tuo dispositivo né dimostra la rimozione delle copie server. Le bozze server e i caricamenti non finalizzati sono rimossi quando non servono più e comunque entro le 24 ore successive alla scadenza della finestra di ripresa: al massimo 26 ore dalla prima ammissione. La rimozione deve essere coordinata con la scadenza delle autorizzazioni e con gli upload ancora pendenti, senza consentire che riscrivano i dati già rimossi. Questo limite riguarda i residui dell’invio, non gli originali sul tuo dispositivo né tutte le copie interne dei fornitori.
Contatori, ammissioni, log e copie
I contatori antiabuso e il registro delle ammissioni hanno finalità e cicli distinti: i primi limitano gli abusi; il secondo serve anche al controllo del budget di ricezione e delle riserve per i caricamenti. La rotazione giornaliera del riferimento pseudonimo non coincide con la cancellazione. I contatori scaduti sono rimossi entro 24 ore dalla scadenza della rispettiva finestra giornaliera, anche se non arrivano nuove richieste. Le ammissioni e le riserve non sono liberate finché le autorizzazioni possono ancora consentire scritture o gli oggetti e gli upload pendenti non sono riconciliati; rimane soltanto la traccia tecnica ancora necessaria. Tale gestione non giustifica la conservazione indefinita dei materiali e deve rispettare il ciclo dedicato alle bozze.
I log e le copie interne dei fornitori seguono cicli propri, da documentare per i servizi effettivamente utilizzati: i limiti di 24 ore e sette giorni descritti qui non si estendono automaticamente a quelle copie. Non è promesso un massimo unico per tutti i log e backup dei servizi.
L’archivio operativo principale previsto per record e materiali è Supabase. Le copie di lavoro, i download, le email e le cartelle operative sono limitati a quanto necessario, censiti e collegati alla regola della finalità cui appartengono, con separazione dei documenti obbligatori e dei blocchi selettivi. La cancellazione operativa deve raggiungere materiali, metadati e copie pertinenti; nascondere una richiesta non equivale a cancellarne i file.
Per le sole copie di recupero gestite da SMARTBRAINUP S. R. L., è previsto un ciclo giornaliero e una rotazione con conservazione massima di sette giorni dalla creazione di ciascuna copia, in un deposito cifrato e separato dall’uso corrente, con copertura distinta di database e oggetti Storage. Il ciclo giornaliero non è una garanzia sui tempi di ripristino o sulla quantità di dati recuperabili.
L’azione dovuta sulle copie operative non attende la rotazione delle copie di recupero. Queste ultime restano isolate e non sono usate per l’attività ordinaria; prima di riaprire un ripristino, devono essere riapplicate le cancellazioni e le limitazioni pertinenti. La traccia minima necessaria a impedirne la reintroduzione raggiunge tutte le generazioni recuperabili ed è rimossa quando non serve più, salvo una distinta esigenza documentata. Una copia non giustifica il rinvio di un’eliminazione dovuta prima.
Il registro dei diritti e delle azioni ha una finalità e un ciclo propri: è riesaminato alla chiusura della richiesta e alla scadenza dell’ultima copia recuperabile; un’ulteriore conservazione richiede una necessità specifica documentata. Non riceve automaticamente i sei mesi o i trenta giorni della richiesta ordinaria.
Esercizio e opposizione
Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e, nei casi previsti, portabilità dei dati. La portabilità riguarda i dati che hai fornito quando il trattamento si basa sul contratto o sul consenso ed è effettuato con mezzi automatizzati, alle condizioni del Regolamento.
Diritto di opposizione. Puoi opporti in qualsiasi momento, per motivi connessi alla tua situazione particolare, ai trattamenti basati sul legittimo interesse. In tal caso il trattamento non prosegue salvo che il titolare dimostri motivi legittimi cogenti prevalenti oppure la necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.
Scrivi ai recapiti del titolare, indicando il riferimento della richiesta se lo hai: non è obbligatorio e non occorre creare un account. Puoi esercitare i diritti senza attendere le scadenze interne di conservazione. Le richieste sono valutate considerando i presupposti del diritto, gli eventuali obblighi di conservazione e i motivi di limitazione applicabili. Se vi sono ragionevoli dubbi sulla tua identità, possono essere richieste soltanto ulteriori informazioni necessarie a confermarla, in modo proporzionato. Non è richiesto in via generale un documento d’identità. Restano le condizioni dell’articolo 11 per i trattamenti che non richiedono l’identificazione.
Riscontro, gratuità e rimedi
Il titolare deve informarti dell’azione intrapresa senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dal ricevimento della richiesta. Il termine può essere prorogato di due mesi soltanto se necessario per la complessità e il numero delle richieste; la proroga e i motivi devono esserti comunicati entro il primo mese. Se la richiesta arriva con mezzi elettronici, il riscontro è fornito, ove possibile, con mezzi elettronici salvo tua diversa indicazione.
Se il titolare non dà seguito alla richiesta, deve indicarti senza ritardo, al più tardi entro un mese, le ragioni e la possibilità di proporre reclamo o ricorso giurisdizionale. L’esercizio dei diritti è di regola gratuito. Per richieste manifestamente infondate o eccessive può essere applicato un contributo ragionevole o disposto un rifiuto, con onere del titolare di dimostrarne i presupposti; per ulteriori copie nell’esercizio dell’accesso può essere richiesto un contributo ragionevole basato sui costi amministrativi. Un riscontro formale non sostituisce l’azione dovuta sui dati e i termini di risposta non costituiscono un periodo aggiuntivo di conservazione.
Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali e ricorso all’autorità giurisdizionale. Il Regolamento (UE) 2016/679 descrive condizioni e limiti dei diritti.